印刷にかかる経費にはどのような種類がある？
印刷にかかる経費というと、コピー用紙やインク、トナーの代金を思い浮かべる人が多いでしょう。
しかし、実際にはプリンターや複合機の導入費、保守費、電気代、人件費など、印刷に関連してさまざまなコストが発生します。
また、印刷会社へチラシやパンフレットなどの制作を依頼する場合には、印刷料金だけでなく、デザイン費や加工費、配送費などがかかることもあります。
企業が印刷経費を正確に把握するためには、単純な用紙代やインク代だけではなく、印刷に関連する費用全体を確認することが重要です。
ここでは、印刷にかかる主な経費について詳しく解説します。
印刷に直接かかる経費
用紙代
印刷にかかる代表的な経費が用紙代です。
一般的なコピー用紙だけでなく、印刷物の用途によってさまざまな種類の用紙が使われます。
代表的なものには、次のような種類があります。
- 普通紙
- コピー用紙
- 上質紙
- コート紙
- マットコート紙
- 写真用紙
- 厚紙
- ラベル用紙
- はがき
- 封筒
一般的には、特殊な加工が施された用紙や厚みのある用紙、高品質な印刷に適した用紙ほど単価が高くなる傾向があります。
また、使用する用紙のサイズによっても費用は異なります。
そのため、大量に印刷する企業では、使用する用紙の種類やサイズを見直すことが経費削減につながる場合があります。
インク代・トナー代
プリンターや複合機を使用する際に発生する代表的な経費が、インクやトナーなどの消耗品費です。
インクジェットプリンターでは主にインクカートリッジを使用し、レーザープリンターや一部の複合機ではトナーカートリッジを使用します。
一般的には、モノクロ印刷よりカラー印刷のほうがコストは高くなりやすい傾向があります。
ただし、実際の印刷コストはプリンターの機種や契約内容、印刷するデータなどによって異なります。
たとえば、文字中心の資料と、写真や背景色を多く使用した資料では、同じ1ページでもインクやトナーの消費量が異なります。
そのため、印刷枚数だけではなく、印刷内容もコストに影響します。
ドラムや定着ユニットなどの消耗品費
レーザープリンターや複合機では、トナー以外にも定期的な交換が必要になる部品があります。
たとえば、次のようなものがあります。
- 感光ドラム
- イメージングユニット
- 定着ユニット
- 転写ベルト
- 廃トナーボックス
- メンテナンスボックス
これらはトナーカートリッジのように頻繁に交換するとは限りませんが、一定の使用量に達すると交換が必要になる場合があります。
なお、こうした部品の費用が保守契約に含まれていることもあります。
そのため、印刷コストを計算するときは、プリンターの機種や契約内容も確認することが重要です。
プリンターや複合機の導入にかかる経費
プリンター・複合機の購入費
自社で印刷する場合には、プリンターや複合機を導入するための費用が必要です。
家庭や小規模オフィス向けのプリンターから、大規模なオフィス向け複合機まで、機器の価格には大きな差があります。
印刷コストを考える場合には、用紙やトナーだけではなく、機器そのものの購入費も考慮する必要があります。
ただし、会計・税務上は、購入金額や条件によって購入時に全額を費用として処理するのではなく、固定資産として計上して減価償却する場合があります。
したがって、「印刷に必要なコスト」と「会計上その年に経費として計上する金額」は必ずしも一致しません。
具体的な会計処理については、企業の会計方針や税務上の条件を確認することが必要です。
リース料金
業務用複合機では、機器を購入するのではなく、リース契約で導入するケースもあります。
リース契約では、一般的に契約期間中に毎月一定額のリース料金を支払います。
印刷枚数が少ない月でもリース料金が発生する契約であれば、印刷量に左右されにくい固定的な費用と考えられます。
ただし、リース料金と保守料金が別契約になっていることもあるため、契約内容を確認することが大切です。
保守料金・カウンター料金
業務用の複合機では、機器の保守サービス契約を利用することがあります。
代表的なのが、印刷した枚数や面数などに応じて料金が発生するカウンター方式です。
たとえば、「モノクロ1カウントにつき一定額」「カラー1カウントにつき一定額」といった料金体系が設定されることがあります。
契約によっては、保守作業や修理、一部の消耗品などが料金に含まれている場合があります。
一方で、トナーなどが別料金になる契約もあります。
そのため、「カウンター料金を支払っていれば、印刷に必要なすべての費用が含まれている」とは限りません。
契約書などで、料金に含まれるサービスや消耗品の範囲を確認する必要があります。
印刷作業に伴って発生する間接的な経費
電気代
プリンターや複合機を使用するためには電気が必要です。
電力を消費するのは印刷中だけとは限りません。
待機中やウォームアップ時などにも電力を使用する機種があります。
1台あたりでは大きな金額にならなくても、多数のプリンターや複合機を使用している企業では、年間を通して一定の電気代が発生します。
そのため、機器の台数や省エネ性能を見直すことも、印刷関連コストの削減につながる場合があります。
人件費
印刷に関する作業を従業員が行う場合には、その作業時間も企業にとってコストとなります。
たとえば、次のような作業があります。
- 印刷用データの作成
- 印刷設定
- 用紙の補充
- トナーの交換
- 紙詰まりへの対応
- 印刷物の仕分け
- 製本
- 配布
- プリンターのトラブル対応
これらは用紙代やトナー代のように印刷するたびに直接請求される費用ではありません。
しかし、企業全体の業務コストを考える場合には、人件費も無視できない要素です。
特に従業員数が多い企業では、印刷機器のトラブル対応や資料の配布などに使われる時間を削減することで、生産性の向上につながる可能性があります。
廃棄費用
ミスプリントや不要になった印刷物を処分する場合には、廃棄に関するコストが発生することがあります。
一般的な少量のコピー用紙であれば大きな費用にはならないこともありますが、大量のカタログやパンフレットなどを廃棄する場合には注意が必要です。
また、顧客情報や社内情報などの機密情報が含まれた書類については、シュレッダーや機密文書処理サービスを利用することがあります。
その場合には、文書の処分そのものにも費用が発生します。
印刷会社へ外注するときにかかる経費
印刷料金
チラシ、パンフレット、カタログ、ポスターなどを印刷会社へ発注する場合には、印刷料金が発生します。
料金は、主に次のような条件によって変わります。
- 印刷部数
- サイズ
- ページ数
- カラー数
- 用紙の種類
- 用紙の厚さ
- 印刷方式
- 納期
特にオフセット印刷では、製版や刷版などの初期工程が必要になるため、一定以上の部数を印刷すると、初期費用が多数の印刷物に分散されて1部あたりの単価が下がる傾向があります。
ただし、印刷方式や印刷会社の料金体系によって異なるため、「部数が増えれば必ず安くなる」とは限りません。
製版費・刷版費
オフセット印刷などでは、印刷するための版を作る工程が必要になります。
そのため、印刷料金とは別に製版費や刷版費が設定される場合があります。
一方、デジタル印刷では一般的に物理的な刷版を必要としません。
そのため、小ロットの印刷では、デジタル印刷のほうが初期費用を抑えやすい場合があります。
ただし、最終的な料金は部数や用紙、サイズ、加工、納期などによっても変わります。
加工料金
印刷した後に特殊な加工を行う場合には、加工料金が発生します。
代表的な加工には次のようなものがあります。
- 折り加工
- 中綴じ
- 無線綴じ
- 穴あけ
- ミシン目加工
- ラミネート加工
- PP加工
- 型抜き
- 箔押し
- エンボス加工
加工の種類や数量によって料金は異なります。
複雑な加工や特殊な加工を追加すると、一般的には印刷物全体の制作費も高くなります。
デザイン・DTP制作費
印刷会社やデザイン会社に印刷用データの制作を依頼する場合には、デザイン費やDTP制作費が発生することがあります。
たとえば、レイアウト制作、画像補正、文字入力、図表作成などを依頼すると、それぞれ作業費が発生する場合があります。
自社で完全な入稿データを作成できる場合には不要なこともありますが、データに不備があり、印刷会社側で修正が必要になると追加料金が発生する場合があります。
校正費
本番印刷の前に、文字やレイアウト、色などを確認するために校正を行うことがあります。
PDFなどを使用する簡易的な校正であれば追加料金がかからない場合もあります。
一方、本番に近い仕上がりを確認する本紙校正や、色の再現性を確認する色校正などでは、別途費用が必要になることがあります。
特に商品写真やブランドカラーなど、色の再現性が重要な印刷物では、校正も重要な工程です。
送料・配送費
完成した印刷物を自社や店舗などへ届けてもらう場合には、送料や配送費が発生することがあります。
大量のカタログやパンフレットは重量が大きくなるため、印刷料金だけでなく物流コストも考慮する必要があります。
特に複数の店舗や営業所などへ分納する場合には、配送先の数によって費用が増える可能性があります。
見落としやすい印刷関連の経費
ミスプリントによる損失
印刷設定のミスやデータの誤りによる刷り直しも、印刷コストを増加させる要因です。
たとえば、必要のない資料をカラーで印刷したり、ページ設定を間違えて大量に出力したりすれば、用紙やインク、トナーを無駄に消費してしまいます。
外注印刷では、誤植などによって大量の印刷物を刷り直すことになれば、大きな追加費用が発生する可能性があります。
本番印刷の前にデータを十分確認することが重要です。
印刷物の在庫管理費
カタログやパンフレットなどを大量に印刷した場合には、完成した印刷物を保管する場所が必要になります。
社内の棚や倉庫を使用する場合でも、そのスペースには間接的なコストがあります。
また、商品の価格改定やサービス内容の変更などによって掲載情報が古くなると、使用できなくなった印刷物を廃棄しなければならない場合があります。
大量発注によって1部あたりの印刷単価を下げても、余剰在庫が大量に発生すれば、結果的に総コストが高くなる可能性があります。
プリンターの管理コスト
社内に多数のプリンターや複合機を設置している場合には、それぞれの機器について管理が必要です。
用紙やトナーの補充だけでなく、定期的なメンテナンスや故障時の対応なども発生します。
利用頻度の低いプリンターを多数保有している場合には、本体代やリース料、保守費などが無駄になる可能性があります。
そのため、企業では印刷量だけでなく、プリンターや複合機の設置台数を適正化することも重要です。
印刷経費は固定費と変動費に分けられる
印刷にかかる経費を管理するときは、「固定費」と「変動費」に分けて考える方法があります。
印刷にかかる固定費
固定費とは、印刷量が多少増減しても、短期的には金額が大きく変化しにくい費用です。
たとえば、次のようなものがあります。
- プリンターや複合機のリース料
- 機器の減価償却費
- 固定料金型の保守費
- 機器を設置するスペースに関するコスト
ただし、保守契約については、すべてが固定費になるわけではありません。
基本料金と、印刷量に連動するカウンター料金が組み合わされている契約もあります。
契約内容に応じて分類する必要があります。
印刷にかかる変動費
変動費とは、印刷量が増えるほど増加しやすい費用です。
代表的なものには、次のようなものがあります。
- 用紙代
- インク代
- トナー代
- 印刷量に応じたカウンター料金
- 消耗部品代
- 外注印刷費
固定費と変動費を分けることで、「印刷枚数を減らせば削減できるコスト」と「印刷枚数を減らしてもすぐには減らせないコスト」を把握しやすくなります。
1枚あたりの印刷経費を計算する方法
印刷コストを比較するときには、1枚または1面あたりのコストを計算すると分かりやすくなります。
基本的には、次のように考えられます。
印刷単価＝一定期間の印刷関連費用÷一定期間の印刷量
たとえば、年間の用紙代、トナー代、保守費、機器費などの合計が100万円で、年間の印刷量が20万面だった場合、単純計算では1面あたり5円となります。
ただし、ここで注意したいのが、「用紙1枚」と「印刷1面」は同じとは限らないことです。
両面印刷では「用紙1枚」と「印刷2面」になる
たとえば10ページの資料を片面で印刷すると、10枚の用紙を使用して10面を印刷します。
一方、両面印刷であれば、5枚の用紙に10面を印刷できます。
つまり、両面印刷によって用紙使用量は減らせますが、印刷する面数自体は変わりません。
複合機の契約によっては、両面印刷でも表面と裏面がそれぞれカウントされる場合があります。
したがって、両面印刷を利用したからといって、トナー代やカウンター料金まで単純に半分になるとは限りません。
コストを比較する際には、「用紙1枚あたり」「印刷1面あたり」「1ページあたり」のどの基準で計算しているのかを明確にすることが重要です。
印刷にかかる経費を削減する方法
モノクロ印刷を活用する
カラーである必要のない社内資料などは、モノクロ印刷を活用することで印刷コストを抑えられる場合があります。
特に業務用複合機では、モノクロとカラーでカウンター単価が異なる契約もあります。
プリンターの標準設定をモノクロにして、必要な場合だけカラーへ変更する方法もあります。
両面印刷を利用する
両面印刷を利用すると、同じページ数でも使用する用紙枚数を減らせます。
そのため、用紙代の削減に効果的です。
ただし、印刷する面数自体は変わらないため、インク・トナーの消費量やカウンター料金が必ず半分になるわけではありません。
両面印刷は、主に用紙使用量を削減する方法として考えるとよいでしょう。
不要な印刷を減らす
PDFやクラウドストレージ、社内システムなどを活用し、紙で保存・共有する必要がない資料を電子化することも印刷経費の削減につながります。
ただし、ペーパーレス化にもシステムの導入費や運用費が発生する場合があります。
単純に「紙をなくせば安くなる」と考えるのではなく、業務全体のコストを比較することが大切です。
印刷量を把握する
企業全体の印刷経費を削減するには、現在どの程度印刷しているのかを把握する必要があります。
たとえば、部署ごとに次のような数値を確認するとよいでしょう。
- 総印刷量
- モノクロ印刷量
- カラー印刷量
- 用紙使用量
- プリンター台数
- 1台あたりの印刷量
印刷量を可視化すれば、不要な印刷やカラー印刷が多い部署などを発見しやすくなります。
プリンターや複合機の台数を見直す
プリンターの数が多すぎると、本体費用やリース料、保守費などが増える原因になります。
使用頻度の低いプリンターを集約し、複数の従業員で複合機を共有することで、機器の維持費を抑えられる場合があります。
ただし、台数を減らしすぎると業務効率が低下する可能性もあります。
印刷量や従業員数、オフィスの広さなどを考慮して適正な台数を検討することが重要です。
印刷経費と経理上の勘定科目は同じではない
印刷にかかる費用を考える際には、「印刷関連コスト」と「経理上の勘定科目」を分けて考える必要があります。
印刷に関連する支出だからといって、すべて同じ勘定科目で処理するとは限りません。
たとえば、内容によっては次のような勘定科目が使用される場合があります。
- 印刷製本費
- 消耗品費
- 事務用品費
- リース料
- 修繕費
- 荷造運賃
- 通信費
また、プリンターや複合機の購入費については、購入金額や条件によって固定資産として計上し、減価償却を行う場合があります。
どの勘定科目を使用するかは、企業の会計方針や取引内容などによって異なります。
経理上の具体的な処理について判断が難しい場合は、税理士などの専門家へ確認するとよいでしょう。
参考サイト
印刷代の勘定科目は？ 仕訳例や経費計上の注意点を紹介｜freee
印刷にかかる経費は総コストで考えることが重要
印刷にかかる経費には、用紙代やインク・トナー代だけでなく、プリンターや複合機の購入費・リース料、保守費、電気代、人件費などがあります。
印刷会社へ外注する場合には、印刷料金に加えて、製版費、加工費、デザイン費、校正費、配送費などが発生することもあります。
そのため、印刷経費を正確に把握するには、消耗品代だけを見るのではなく、印刷に関連するコスト全体を確認することが重要です。
また、印刷コストを削減する際には、単純に印刷枚数を減らすだけではなく、カラー印刷の割合やプリンターの設置台数、保守契約、余剰在庫なども確認すると効果的です。
「用紙1枚あたり」「印刷1面あたり」「年間の総印刷コスト」など複数の視点から費用を把握することで、どこに無駄があるのかを判断しやすくなります。
以上、印刷にかかる経費の種類についてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
