プリンターで複数ページの資料を印刷するとき、「ソート」と「グループ」という設定を見かけたことはありませんか。
どちらも印刷物の出力順序を指定する機能ですが、それぞれの違いがよくわからず、どちらを選べばよいか迷う方も多いでしょう。
ソートは複数ページの文書を1部ずつ順番に印刷する方法で、グループは同じページを指定部数ずつまとめて印刷する方法です。
どちらを選ぶかによって、印刷後の用紙の並び順が変わるため、目的に合った設定を選ぶことが大切です。
この記事では、印刷におけるソートとグループの違いをわかりやすく解説します。
それぞれのメリットや適した用途、Windowsでの設定方法、両面印刷時の注意点についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。
印刷におけるソートとグループの違いとは？
印刷におけるソートとグループの違いは、複数ページの文書を「部単位」で印刷するか、「ページ単位」で印刷するかという点です。
例えば、3ページの文書を3部印刷する場合、どちらも合計9ページ分の印刷を行いますが、用紙が出力される順番は異なります。
ソートでは1ページ目から3ページ目までを1セットとして3回繰り返し、グループでは1ページ目を3枚、2ページ目を3枚、3ページ目を3枚という順番で印刷します。
それぞれの特徴を比較すると、以下のようになります。
| 比較項目 | ソート印刷 | グループ印刷 |
|---|---|---|
| 印刷方法 | 文書を1部ずつページ順に印刷する | 同じページを指定部数ずつ印刷する |
| 印刷順の例 | 1→2→3、1→2→3 | 1→1、2→2、3→3 |
| 出力単位 | 部単位 | ページ単位 |
| 印刷後の仕分け | 部単位にまとめやすい | ページ単位にまとめやすい |
| 主な用途 | 会議資料、マニュアル、研修資料 | ページ別の配布資料、ページ単位の確認作業 |
| 関連する設定名称 | 部単位印刷、丁合する | ページ単位印刷、丁合しない |
| おすすめの場面 | 複数ページの資料を人数分用意したいとき | 複数ページの資料をページごとに管理したいとき |
基本的に、会議資料やマニュアルなどを人数分印刷する場合はソート、ページごとに資料をまとめたい場合はグループが適しています。
なお、同じ文書を同じ部数だけ片面印刷する場合、通常はどちらを選んでも印刷ページ数や用紙枚数は変わりません。
違いが生じるのは、主に印刷物の並び順です。
参考サイト
ソート印刷とは？
ソート印刷とは、複数ページの文書を1ページ目から最終ページまで順番に印刷し、それを指定部数だけ繰り返す方法です。
「部単位印刷」や「丁合印刷」と呼ばれることもあります。
例えば、10ページの会議資料を5部印刷する場合、1ページ目から10ページ目までを順番に印刷したものが5セット出力されます。
印刷後にページを並べ替える手間が少ないため、複数ページの資料を人数分用意するときに便利です。
ソート印刷の仕組みと印刷順序
ソート印刷の特徴は、文書を1部ずつ完成させるように印刷することです。
例えば、3ページの文書を3部印刷する場合、以下の順番で出力されます。
| 印刷する部数 | 1枚目 | 2枚目 | 3枚目 |
|---|---|---|---|
| 1部目 | 1ページ | 2ページ | 3ページ |
| 2部目 | 1ページ | 2ページ | 3ページ |
| 3部目 | 1ページ | 2ページ | 3ページ |
印刷順序は次のとおりです。
1 → 2 → 3 ｜ 1 → 2 → 3 ｜ 1 → 2 → 3
このように、各部がページ順にまとまった状態で印刷されます。
そのため、印刷後は1部ずつ取り分けるだけで、資料を配布したり、ホチキスで留めたりできます。
ただし、プリンターの排紙方法によっては、部ごとの境目がわかりにくくなることもあります。
大量に印刷する場合は、部ごとに用紙をずらして排紙する「シフトソート」などの機能を活用すると便利です。
ソート印刷のメリット
ソート印刷の最大のメリットは、印刷後の仕分け作業を効率化できることです。
通常、複数ページの資料を大量に印刷すると、ページ順に用紙を並べ替える必要があります。
しかし、ソート印刷なら最初からページ順にまとまっているため、その作業を減らせます。
例えば、20ページの研修資料を30人分用意する場合、合計600ページ分の印刷が必要です。
ソート印刷を利用すれば、1〜20ページまでが順番に並んだ資料を30セット印刷できるため、ページごとに仕分ける必要がありません。
また、ホチキス留めや製本などの作業にも取りかかりやすくなります。
資料のページ数や印刷部数が多いほど、ソート印刷による作業効率の向上を実感しやすいでしょう。
ソート印刷が適している場面
ソート印刷は、複数ページの資料を1セットとして配布する場合に適しています。
具体的には、以下のような用途で便利です。
- 会議資料：参加者全員に同じ資料を1部ずつ配布する場合
- 営業資料：商品説明資料や提案書を取引先ごとに用意する場合
- 研修資料：受講者に複数ページのテキストを配布する場合
- マニュアル：操作説明書や業務マニュアルを複数部作成する場合
- 契約書：複数ページの書類を必要な部数だけ印刷する場合
例えば、5ページの会議資料を10人分用意する場合、ソート印刷なら5ページずつ10セットに分かれた状態で出力されます。
そのまま参加者に配布しやすいため、会議の準備にかかる時間を短縮できます。
特に、複数ページの資料を人数分印刷するときは、ソートを選ぶとよいでしょう。
グループ印刷とは？
グループ印刷とは、文書の同じページを指定部数だけ連続して印刷し、その後に次のページへ進む方法です。
「ページ単位印刷」や「非ソート印刷」と呼ばれることもあります。
例えば、5ページの資料を10部印刷する場合、1ページ目を10枚、2ページ目を10枚というように、ページごとにまとめて印刷します。
そのため、完成した資料を1部ずつ配布する用途よりも、ページ単位で用紙を管理したい場合に向いています。
グループ印刷の仕組みと印刷順序
グループ印刷では、同じページを指定部数だけ印刷してから、次のページの印刷を開始します。
例えば、3ページの文書を3部印刷する場合、以下の順番で出力されます。
| 印刷するページ | 1枚目 | 2枚目 | 3枚目 |
|---|---|---|---|
| 1ページ目 | 1ページ | 1ページ | 1ページ |
| 2ページ目 | 2ページ | 2ページ | 2ページ |
| 3ページ目 | 3ページ | 3ページ | 3ページ |
印刷順序は次のとおりです。
1 → 1 → 1 ｜ 2 → 2 → 2 ｜ 3 → 3 → 3
このように、同じ内容のページが連続して出力されます。
ソート印刷とは異なり、1部ずつページ順にまとまった状態にはなりません。
そのため、3ページの資料を3セット作りたい場合は、印刷後に各ページを1枚ずつ取り分け、1ページ目から3ページ目までを組み合わせる必要があります。
一方、同じページをまとめて扱う場合には、仕分け作業を簡単にできます。
グループ印刷のメリット
グループ印刷のメリットは、同じページの用紙をまとめて管理できることです。
ページごとに印刷物がまとまるため、内容を確認したり、特定のページを配布したりする際に便利です。
例えば、1ページ目が申込書、2ページ目が注意事項、3ページ目が記入例になっている資料を50部印刷する場合を考えてみましょう。
グループ印刷を選ぶと、申込書が50枚、注意事項が50枚、記入例が50枚という順番で印刷されます。
そのため、申込書だけを受付に配置し、注意事項や記入例を別の場所に置くといった使い方ができます。
ただし、複数ページを1セットにまとめて配布する場合は、印刷後にページを並べ替える必要があります。
印刷物をどのように使用するかを考えて選択することが重要です。
グループ印刷が適している場面
グループ印刷は、複数ページの資料をページごとに分けて扱いたい場合に適しています。
具体的には、以下のような用途で活用できます。
- ページ別の資料配布：会議の進行に合わせて、必要なページだけを配布する場合
- 申込書類の準備：申込書、注意事項、記入例などを別々に配置する場合
- アンケート資料の管理：複数種類の用紙をページごとに分けて保管する場合
- 資料の内容確認：同じページをまとめて確認する場合
- 印刷物の後加工：ページごとに異なる仕上げ作業を行う場合
例えば、イベントの受付で使う複数種類の書類を印刷するとき、グループ印刷なら種類ごとにまとまった状態で出力できます。
また、会議の途中で1ページずつ資料を配る場合にも便利です。
なお、1ページだけの文書を印刷する場合は、ソートとグループのどちらを選んでも通常は同じ結果になります。
ソート印刷とグループ印刷の使い分け方
ソートとグループのどちらを選ぶべきかは、印刷後の資料の使い方によって決まります。
複数ページの資料を1部ずつ配布するならソート、ページごとにまとめて扱うならグループを選ぶのが基本です。
ここでは、具体的な用途に合わせた使い分け方を紹介します。
会議資料やプレゼン資料はソート印刷がおすすめ
会議資料やプレゼンテーション資料を参加者に配布する場合は、ソート印刷がおすすめです。
例えば、10ページの資料を20人分印刷する場合、ソートを選ぶと1〜10ページの資料が20セット出力されます。
印刷後にページを並べ替える必要がないため、資料をまとめてホチキスで留めたり、クリアファイルに入れたりする作業を効率化できます。
参加者がそれぞれ同じ資料を使用する会議や研修では、ソート印刷が便利です。
ページごとに配布・管理する資料はグループ印刷がおすすめ
複数ページの資料をページごとに管理する場合は、グループ印刷がおすすめです。
例えば、イベントの受付で使う申込書、アンケート、注意事項がそれぞれ別のページになっている文書を印刷するとします。
グループ印刷を選べば、同じページが指定部数ずつまとまるため、それぞれを別の場所に配置しやすくなります。
また、資料をページ単位で確認したい場合や、ページごとに異なる加工を行いたい場合にも役立ちます。
ただし、複数ページの資料を1セットずつ配布する予定がある場合は、ソート印刷のほうが効率的です。
1ページだけの文書なら基本的に違いはない
印刷する文書が1ページだけの場合、通常はソートとグループの違いを意識する必要はありません。
例えば、1ページのチラシを100部印刷する場合、どちらを選んでも同じ内容の用紙が100枚出力されます。
ソートとグループの違いが現れるのは、基本的に複数ページの文書を複数部印刷する場合です。
そのため、1ページのチラシや案内文、申込用紙などを印刷する際は、部数や用紙サイズ、カラー・モノクロなどの設定を優先して確認するとよいでしょう。
ソート印刷とグループ印刷の設定方法
ソート印刷とグループ印刷は、パソコンの印刷設定画面やプリンタードライバーから選択できます。
ただし、具体的な操作方法や項目名は、使用するアプリケーションやプリンターの機種によって異なります。
ここでは、Windowsの一般的な操作方法を紹介します。
Windowsでソート・グループを設定する方法
Windowsで印刷方法を変更する場合は、一般的に次の手順で操作します。
- 印刷したい文書やファイルを開く
- メニューから「ファイル」を選択する
- 「印刷」をクリックする
- 使用するプリンターを選択する
- 印刷部数を2部以上に設定する
- 印刷設定画面でソート・グループに関連する項目を確認する
- 希望する印刷方法を選択して印刷する
プリンターによっては、印刷設定画面の「プリンターのプロパティ」や「詳細設定」などから変更する場合もあります。
なお、ソートやグループの設定項目が見つからない場合は、プリンターメーカーの公式マニュアルを確認しましょう。
Wordでソート・グループを設定する方法
Microsoft Wordでも、複数ページの文書を印刷する際に、部単位で印刷するかどうかを設定できます。
一般的には、Wordで文書を開き、「ファイル」から「印刷」を選択して設定します。
印刷設定に「部単位で印刷」や「ページ単位で印刷」などの項目が表示される場合は、目的に合わせて選択しましょう。
それぞれの意味は以下のとおりです。
- 部単位で印刷：ソート印刷に相当する
- ページ単位で印刷：グループ印刷に相当する
ただし、Wordのバージョンやプリンターによって、表示名称や設定できる場所が異なる場合があります。
また、アプリケーション側とプリンタードライバー側の両方に印刷順序の設定がある場合は、設定内容を確認することが大切です。
プリンタードライバーで設定する方法
キヤノンなどの一部のプリンターでは、プリンタードライバーの設定画面から「ソート」または「グループ」を選択できます。
一般的には、印刷画面からプリンターのプロパティを開き、仕上げや排紙に関する設定項目を確認します。
設定画面に「ソート／グループ」という項目がある場合は、希望する印刷方法を指定しましょう。
ただし、すべてのプリンターで同じ名称が使用されているわけではありません。
機種によっては「丁合する」「丁合しない」などの項目で設定する場合もあります。
ソート・グループ印刷で注意したいポイント
ソートとグループは便利な機能ですが、印刷条件によっては注意が必要です。
特に、両面印刷や大量印刷を行う場合は、印刷後の用紙の並び方を事前に確認しておくと安心です。
両面印刷ではページ数と用紙の区切りに注意する
ソート印刷は、両面印刷と組み合わせて利用することもできます。
例えば、6ページの資料を両面印刷する場合、通常は1部あたり3枚の用紙が必要です。
この資料を10部印刷する場合、各部が独立した用紙のまとまりになるように出力されれば、合計30枚で印刷できます。
ただし、文書のページ数が奇数の場合は注意が必要です。
例えば、5ページの資料を両面印刷すると、通常は次のような構成になります。
| 用紙 | 表面 | 裏面 |
|---|---|---|
| 1枚目 | 1ページ | 2ページ |
| 2枚目 | 3ページ | 4ページ |
| 3枚目 | 5ページ | 白紙 |
この場合、1部あたり3枚の用紙が必要です。
また、複数部を印刷する場合は、各部の最終ページと次の部の先頭ページが意図せず同じ用紙の表裏に配置されないよう注意しましょう。
印刷結果はアプリケーションやプリンターの設定によって異なる場合があるため、必要に応じて試し刷りを行うことをおすすめします。
ソートとグループで印刷速度が変わる場合がある
ソート印刷とグループ印刷では、プリンターの機種や印刷データの処理方式によって、印刷速度に違いが生じる場合があります。
ただし、どちらが速いかは一概にはいえません。
印刷速度には、プリンターの処理性能やメモリ容量、印刷データのサイズ、両面印刷の有無など、さまざまな要因が関係します。
そのため、ソートとグループを選ぶ際は、印刷速度だけでなく、印刷後の仕分け作業も考慮することが大切です。
特に、複数ページの資料を大量に印刷する場合は、出力後の作業まで含めて効率的な方法を選びましょう。
逆順印刷はソート・グループとは別の機能
印刷設定には、ソートやグループのほかに「逆順印刷」という機能もあります。
逆順印刷とは、文書の最終ページから先頭ページに向かって印刷する方法です。
例えば、5ページの資料なら、以下の順番で印刷します。
5 → 4 → 3 → 2 → 1
ソートとグループは、複数部を印刷する際の出力順序を指定する機能です。
一方、逆順印刷はページを印刷する順番を反対にする機能であり、役割が異なります。
プリンターの排紙方法によっては、逆順印刷を利用したほうが、印刷後の用紙を正しい順番にそろえやすい場合があります。
ソート・グループと混同しないようにしましょう。
大量印刷では印刷後の仕分け方法も確認する
大量の資料を印刷する場合は、印刷後の仕分け方法にも注意が必要です。
例えば、10ページの資料を100部ソート印刷すると、合計1,000ページ分の印刷物が出力されます。
ソート印刷ならページ順にまとまりますが、一般的な排紙トレイでは、どこからどこまでが1部なのかわかりにくくなる場合があります。
このような場合は、プリンターの「シフトソート」や「回転ソート」などの機能を利用すると便利です。
シフトソートは、印刷する部ごとに用紙を少しずらして排紙する機能です。
一方、回転ソートは、部ごとに用紙の向きを変えて排紙する機能です。
これらを利用すれば、印刷後に部単位で用紙を取り分けやすくなります。
ただし、利用できる機能はプリンターの機種や装着されているオプションによって異なります。
ソート・グループと「丁合」の違いとは？
印刷設定では、ソートやグループのほかに「丁合（ちょうあい）」という言葉を見かけることがあります。
丁合とは、印刷物を指定されたページ順にそろえることです。
一般的なプリンターの印刷設定では、ソート印刷と丁合印刷が関連する用語として使用されています。
丁合する場合はソート印刷に相当する
複数ページの文書を印刷するとき、「丁合する」という設定を選ぶと、通常はソート印刷に相当する方法で出力されます。
例えば、3ページの資料を3部印刷する場合、以下の順番になります。
1 → 2 → 3 ｜ 1 → 2 → 3 ｜ 1 → 2 → 3
1部ずつページ順にまとまるため、配布資料やマニュアルを作成するときに便利です。
丁合しない場合はグループ印刷に相当する
一方、「丁合しない」という設定では、通常はグループ印刷に相当する方法で出力されます。
3ページの資料を3部印刷する場合は、以下の順番です。
1 → 1 → 1 ｜ 2 → 2 → 2 ｜ 3 → 3 → 3
このように、同じページが指定部数ずつ連続して印刷されます。
ただし、印刷業界における「丁合」は、印刷された紙葉や折丁を正しい順番にそろえる製本工程を意味することもあります。
そのため、プリンターのソート機能と完全に同じ意味とは限りません。
一般的なオフィス用プリンターでは、「丁合する」はソート印刷、「丁合しない」はグループ印刷に相当すると覚えておくとわかりやすいでしょう。
ソート・グループ印刷に関するよくある質問
最後に、ソート印刷とグループ印刷について、よくある疑問を紹介します。
ソートとグループはどちらを選べばよいですか？
複数ページの資料を1部ずつ配布する場合は、ソート印刷がおすすめです。
ソート印刷なら、1ページ目から最終ページまでが順番にまとまるため、印刷後の仕分け作業を減らせます。
一方、同じページをまとめて管理したい場合は、グループ印刷が便利です。
印刷後にどのような形で資料を使用するかを考えて選びましょう。
ソートとグループで印刷枚数は変わりますか？
通常の片面印刷では、ソートとグループのどちらを選んでも、印刷ページ数や用紙枚数は変わりません。
例えば、5ページの文書を10部片面印刷する場合は、どちらも合計50枚の用紙を使用します。
ただし、両面印刷や特殊な仕上げ設定を使用する場合は、用紙の割り付けや部単位の区切り方によって、使用枚数が変わる可能性があります。
1ページだけ印刷する場合もソートの設定は必要ですか？
1ページだけの文書を印刷する場合は、基本的にソートとグループの違いはありません。
例えば、1ページの案内文を20部印刷する場合、どちらを選んでも同じ内容の用紙が20枚出力されます。
そのため、1ページの文書では、ソート・グループを特に意識する必要はありません。
ソート印刷を選んでもページがまとまらないのはなぜですか？
ソート印刷を選んだにもかかわらず、同じページが連続して印刷される場合は、印刷設定が正しく反映されていない可能性があります。
アプリケーション側とプリンタードライバー側で異なる設定になっていないか確認しましょう。
また、使用しているプリンターの機能や印刷方法によっては、ソート印刷に制限がある場合もあります。
設定を確認しても解決しない場合は、プリンターメーカーの公式マニュアルを確認することをおすすめします。
ソート印刷と両面印刷は同時に設定できますか？
ソート印刷と両面印刷は、対応しているプリンターであれば同時に設定できます。
例えば、10ページの資料を両面印刷し、1部ずつページ順にまとめて出力するといった使い方が可能です。
ただし、プリンターの機種や設定によって印刷結果が異なる場合があります。
特に奇数ページの文書を複数部印刷するときは、部ごとの区切りや白紙ページの扱いに注意しましょう。
まとめ｜ソートとグループは印刷物の用途に合わせて使い分けよう
印刷におけるソートとグループは、複数ページの文書を複数部印刷するときに、用紙の出力順序を指定する機能です。
ソート印刷は文書を1部ずつページ順に印刷する方法で、グループ印刷は同じページを指定部数ずつ印刷する方法です。
両者の違いをまとめると、以下のようになります。
| 印刷方法 | 印刷順の例 | 適した用途 |
|---|---|---|
| ソート印刷 | 1→2→3、1→2→3 | 会議資料、研修資料、マニュアルなど |
| グループ印刷 | 1→1、2→2、3→3 | ページ別の配布資料、ページ単位の管理など |
会議資料やマニュアルなど、複数ページの文書を人数分用意する場合は、ソート印刷が便利です。
一方、ページごとに印刷物を分けて配布したり、管理したりする場合は、グループ印刷が適しています。
なお、設定項目の名称や操作方法は、プリンターのメーカーや機種、使用するアプリケーションによって異なります。
印刷前に設定を確認し、必要に応じて試し刷りを行うことで、用紙の無駄や印刷後の仕分け作業を減らせるでしょう。
ソートとグループの違いを理解し、印刷物の用途に合わせて適切に使い分けてください。
以上、印刷におけるソートとグループの違いやそれぞれの使い方についてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
