年賀状の印刷代に適した勘定科目や仕訳方法について

年賀状の印刷代は、事業に関係するものであれば経費として計上できます。
ただし、使用する勘定科目は一つに決まっているわけではなく、年賀状の作成目的や印刷方法、企業の経理方針によって異なります。

また、年賀はがきの購入代金と印刷代では、消費税の取り扱いにも違いがあるため注意が必要です。

この記事では、年賀状の印刷代に適した勘定科目や具体的な仕訳方法、消費税の取り扱い、経費計上する際の注意点について詳しく解説します。

年賀状の印刷代は経費として計上できる？

年賀状の印刷代は、事業活動に必要な支出であれば、原則として経費に計上できます。

企業や個人事業主が取引先や顧客に年賀状を送ることは、新年のあいさつだけでなく、取引関係の維持や顧客とのコミュニケーションを図る目的があります。

そのため、業務上の必要性が認められる年賀状の作成費用や印刷代は、事業に関連する費用として処理できます。

具体的には、次のような費用が対象になります。

• 年賀はがきの購入代金
• 印刷会社に依頼した年賀状の印刷代
• 年賀状のデザイン制作費
• 宛名印刷を外部に依頼した費用
• 自社で印刷するためのインク代や用紙代
• 年賀状を発送するための郵便料金

ただし、個人的な友人や親族に送る年賀状の費用は、原則として事業経費には含められません。

事業用と私用の年賀状をまとめて印刷した場合は、それぞれの費用を合理的な基準で区分し、事業に使用した分だけを経費として計上する必要があります。

また、年賀状の印刷代を経費にできる場合でも、決算日時点で未使用の年賀状が残っているときは、資産計上の要否を確認することが重要です。

年賀状の印刷代に適した勘定科目

年賀状の印刷代には、主に「通信費」「印刷製本費」「広告宣伝費」「外注費」「消耗品費」などの勘定科目が使用されます。

どの勘定科目が適しているかは、年賀状を送る目的や印刷方法によって異なります。

一般的な使い分けは、次のとおりです。

勘定科目	主な使用場面
通信費	取引先や顧客へのあいさつを目的とした年賀状の作成・発送費用
印刷製本費	印刷会社に依頼した年賀状の印刷代
広告宣伝費	商品やサービスの宣伝を主な目的とした年賀状
外注費	年賀状のデザインや制作業務を外部に委託した費用
消耗品費	自社で印刷するためのインクや用紙などの購入費用

年賀状の印刷代に必ず使用しなければならない勘定科目が、法律で一律に定められているわけではありません。

そのため、費用の性質に適した勘定科目を選び、継続して同じ基準で処理することが重要です。

通信費

通信費は、電話料金や郵便料金、インターネット接続料金など、事業上の通信に必要な費用を処理する勘定科目です。

取引先や顧客に新年のあいさつをするために送る年賀状は、業務上のコミュニケーション手段の一つと考えられます。

そのため、年賀状の印刷代や郵便料金を通信費として処理する方法があります。

例えば、次のような費用が該当します。

• 取引先に送る年賀状の印刷代
• 顧客に送る年賀状の郵便料金
• 年賀状の宛名印刷代
• 業務上必要な年賀状の作成費用

年賀状の印刷代から発送費用までをまとめて管理したい場合は、通信費を使用すると経理処理を簡素化できます。

ただし、印刷会社に支払う印刷代を別の勘定科目で管理している企業では、印刷製本費を使用しても問題ありません。

印刷製本費

印刷製本費は、事業に必要な印刷物を制作するための費用を処理する勘定科目です。

会社案内やパンフレット、カタログ、冊子などの印刷費用に使用されることが多く、年賀状の印刷代にも適用できます。

例えば、印刷会社に年賀状500枚の印刷を依頼した場合、その印刷代を印刷製本費として計上できます。

特に、チラシやパンフレットなどの印刷物を頻繁に発注する企業では、年賀状の印刷代も印刷製本費にまとめることで、印刷関連費用を把握しやすくなります。

なお、印刷代を印刷製本費、郵便料金を通信費として分けて処理することも可能です。

広告宣伝費

広告宣伝費は、商品やサービスの認知度向上、販売促進などを目的とした費用を処理する勘定科目です。

年賀状であっても、新年のあいさつより広告や宣伝を主な目的としている場合は、広告宣伝費として処理する方法があります。

例えば、次のような年賀状が考えられます。

• 新商品の発売を案内する年賀状
• 新春セールを告知する年賀状
• 店舗のキャンペーン情報を掲載した年賀状
• 商品やサービスの利用促進を目的とした年賀状

ただし、年賀状に会社のロゴや事業内容を掲載しているだけで、必ず広告宣伝費になるわけではありません。

また、特定の取引先への贈答に該当する支出は、交際費等として扱う必要がある場合もあります。

広告宣伝費として処理する際は、年賀状を送る目的や内容、送付先などを踏まえて判断しましょう。

外注費

外注費は、事業活動に必要な業務の一部を外部の事業者に委託した際に使用する勘定科目です。

年賀状のデザイン制作や印刷、宛名印刷などを外部業者に一括して依頼した場合は、外注費として処理する方法があります。

例えば、デザイン会社にオリジナル年賀状の制作を依頼し、デザインから印刷までをまとめて発注したケースなどです。

ただし、外部業者に支払った費用を必ず外注費にしなければならないわけではありません。

印刷代であれば印刷製本費、一般的な年賀状の作成費用であれば通信費として処理することもできます。

支出の内容と企業の経理方針に応じて、適切な勘定科目を選択しましょう。

消耗品費

消耗品費は、事業活動で使用する事務用品などの購入費用を処理する勘定科目です。

自社のプリンターで年賀状を印刷する場合は、インクや用紙などの購入費用を消耗品費として計上できます。

例えば、年賀状の印刷に使用するインクカートリッジや、印刷用の私製はがきを購入した場合などです。

ただし、郵便料金を含む年賀はがきについては、通常の印刷用紙と同じように扱わず、通信費や貯蔵品として処理する方法も検討する必要があります。

また、プリンター本体の購入費用は、取得価額や使用状況などによって、固定資産として計上する場合があります。

参考サイト

年賀状の勘定科目は？通信費・仕訳・消費税をわかりやすく解説｜マネーフォワード クラウド

年賀状の印刷代の具体的な仕訳方法

年賀状の印刷代を経費として処理する際は、支払い方法や使用する勘定科目に応じて仕訳を行います。

ここでは、代表的なケースを取り上げて具体的な仕訳方法を紹介します。

なお、以下の仕訳例は、特に断りがない限り税込経理方式を前提としています。

印刷会社に年賀状の印刷を依頼した場合

印刷会社に取引先向けの年賀状を依頼し、印刷代11,000円を現金で支払った場合を考えます。

一般的な新年のあいさつを目的とした年賀状であれば、通信費として処理できます。

借方	金額	貸方	金額
通信費	11,000円	現金	11,000円

印刷関連の費用を個別に管理している企業では、通信費ではなく印刷製本費を使用することも可能です。

広告宣伝を目的とした年賀状を印刷した場合

店舗の新春セールを告知するため、年賀状の印刷代22,000円を普通預金から支払った場合を考えます。

年賀状の主な目的が商品やサービスの宣伝であれば、広告宣伝費として処理する方法があります。

借方	金額	貸方	金額
広告宣伝費	22,000円	普通預金	22,000円

広告宣伝費として計上することで、販売促進活動にかかった費用を把握しやすくなります。

年賀状の印刷代を後払いにした場合

印刷会社に年賀状の印刷を依頼し、請求書払いで33,000円の費用が発生した場合を考えます。

印刷物が納品され、支払義務が確定した場合は、未払金を使用して処理します。

年賀状が納品されたとき

借方	金額	貸方	金額
印刷製本費	33,000円	未払金	33,000円

翌月に銀行振込で支払ったとき

借方	金額	貸方	金額
未払金	33,000円	普通預金	33,000円

このように、費用の発生時点と支払い時点が異なる場合は、それぞれのタイミングで仕訳を行います。

ただし、決算日時点で未使用の印刷済み年賀状が残っている場合は、資産計上の要否について別途確認が必要です。

自社のプリンターで年賀状を印刷した場合

自社のプリンターで年賀状を印刷するため、インクカートリッジを5,500円で購入した場合を考えます。

インクなどの事務用品は、通常、消耗品費として処理できます。

借方	金額	貸方	金額
消耗品費	5,500円	現金	5,500円

なお、購入したインクを年賀状以外の業務にも使用する場合は、通常の事務用品としてまとめて管理することも可能です。

年賀はがきと印刷代を別々に支払った場合

年賀はがきを8,500円で購入し、その後、印刷会社に印刷代11,000円を支払った場合を考えます。

年賀はがきの購入代金をいったん貯蔵品として計上する場合は、次のように仕訳します。

年賀はがきを購入したとき

借方	金額	貸方	金額
貯蔵品	8,500円	現金	8,500円

印刷代を支払ったとき

借方	金額	貸方	金額
印刷製本費	11,000円	現金	11,000円

年賀はがきをすべて発送したとき

借方	金額	貸方	金額
通信費	8,500円	貯蔵品	8,500円

この方法では、年賀はがきの購入時には資産として計上し、発送した段階で通信費に振り替えています。

なお、年賀はがきの購入時に通信費として処理し、決算時に未使用分を貯蔵品へ振り替える方法もあります。

また、会計上の勘定科目と消費税の税区分は別の問題です。

年賀はがきの購入時と郵便サービスの利用時では消費税の取り扱いが異なるため、適切に区分する必要があります。

クレジットカードで年賀状の印刷代を支払った場合

ネット印刷会社などに年賀状を依頼し、事業用クレジットカードで11,000円を決済した場合を考えます。

印刷物の納品と支払義務の確定が同じ時点で行われた場合は、次のように仕訳できます。

印刷代が確定したとき

借方	金額	貸方	金額
印刷製本費	11,000円	未払金	11,000円

カード利用代金が銀行口座から引き落とされたとき

借方	金額	貸方	金額
未払金	11,000円	普通預金	11,000円

ただし、カード決済日と納品日が異なる場合は、前払金などを使用する必要があることもあります。

実際の取引内容に合わせて処理しましょう。

年賀状の印刷代にかかる消費税の取り扱い

年賀状を作成する際は、印刷代と年賀はがきの購入代金で消費税の取り扱いが異なるため、注意が必要です。

特に、インボイス制度に対応した経理処理を行う場合は、それぞれの取引内容に応じた税区分を正しく設定する必要があります。

年賀状の印刷代は原則として消費税10％の課税対象

印刷会社に支払う年賀状の印刷代は、国内の一般的な印刷サービスであれば、原則として消費税10％の課税対象になります。

例えば、印刷代が税抜10,000円の場合、消費税1,000円が加算され、税込11,000円になります。

税抜経理方式を採用している企業では、次のように仕訳します。

借方	金額	貸方	金額
印刷製本費	10,000円	普通預金	11,000円
仮払消費税等	1,000円

一方、税込経理方式を採用している場合は、11,000円をまとめて印刷製本費として処理します。

なお、消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則としてインボイスなどの保存要件を満たす必要があります。

年賀はがきの購入代金は原則として非課税

日本郵便や所定の郵便切手類販売所などから年賀はがきを購入した場合、その購入代金は原則として消費税の非課税取引に該当します。

一方、購入した年賀はがきを使用して国内の郵便サービスを受けた場合、その郵便サービスは通常、消費税10％の課税対象になります。

主な取引の消費税区分は、次のとおりです。

取引内容	消費税の取り扱い
郵便局で年賀はがきを購入	原則非課税
郵便局で郵便切手を購入	原則非課税
年賀はがきを投函して国内郵便サービスを利用	原則課税（10％）
印刷会社に年賀状の印刷を依頼	原則課税（10％）
インクや印刷用紙を購入	原則課税（10％）
金券ショップで郵便切手類を購入	原則課税（10％）

なお、金券ショップなどから年賀はがきや切手を購入した場合は、郵便局で購入する場合とは消費税の取り扱いが異なります。

国税庁も、郵便切手類の譲渡に関する非課税の範囲を示しており、販売者によって取り扱いが異なることを説明しています。

郵便料金の仕入税額控除には特例がある

インボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるために、原則として適格請求書などの保存が必要です。

ただし、郵便切手類のみを対価として郵便ポストに投函する郵便サービスについては、一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められています。

また、自社で使用する郵便切手類について、所定の要件を満たし、購入時に課税仕入れとして計上する方法を継続して採用している場合は、購入時の仕入税額控除が認められることがあります。

この特例については、国税庁の「インボイス制度に関するQ&A 問100」でも説明されています。

ただし、購入時の仕入税額控除が認められる場合でも、郵便サービスの利用時に重複して控除することはできません。

また、消費税の仕入税額控除を行う時期と、法人税や所得税の計算における経費計上時期は、必ずしも一致するわけではありません。

はがき代込みの印刷サービスは取引内容を確認する

年賀状の印刷会社では、年賀はがきの代金と印刷料金をセットにしたサービスが提供されていることがあります。

このようなサービスを利用する場合は、請求書の内訳や契約内容を確認することが重要です。

例えば、年賀はがきの購入代金と印刷料金が明確に区分され、実際の取引もそれぞれ独立している場合は、各取引の性質に応じて消費税を処理します。

一方、印刷会社が完成した年賀状を一つの商品として販売している場合などは、取引全体が課税対象になることも考えられます。

そのため、はがき代込みの印刷サービスについて、はがき代相当額が必ず非課税になると判断するのは適切ではありません。

請求書に記載された税率や取引内容を確認し、必要に応じて印刷会社へ問い合わせましょう。

年賀状の印刷代を経費計上する際の注意点

年賀状の印刷代を適切に経理処理するためには、勘定科目の選択だけでなく、費用の計上時期や領収書の保存などにも注意が必要です。

毎年同じ勘定科目を継続して使用する

年賀状の印刷代には複数の勘定科目を使用できますが、同じ性質の支出については、継続して同じ勘定科目を使用することが望ましいといえます。

例えば、ある年は通信費、翌年は印刷製本費、その翌年は外注費というように、特別な理由なく勘定科目を変更すると、年度ごとの費用比較が難しくなります。

そのため、企業の経理方針に合わせて、次のようなルールを設けると管理しやすくなります。

• 一般的な年賀状の作成・発送費用は通信費
• 印刷会社への印刷代は印刷製本費
• 販売促進を目的とした年賀状は広告宣伝費
• 自社印刷用のインクや用紙は消耗品費

ただし、事業内容や支出の性質が変わった場合は、合理的な理由に基づいて勘定科目を変更することもあります。

領収書や請求書を適切に保存する

年賀状の印刷代を経費として計上する場合は、領収書や請求書などの証憑書類を適切に保存しましょう。

特に、印刷会社に依頼した場合は、次の情報を確認できる状態にしておくことが重要です。

• 印刷会社の名称
• 発注日や納品日
• 印刷枚数
• 印刷代金
• 支払日
• 取引内容
• 消費税額や適用税率

消費税の仕入税額控除を受ける場合は、原則として適格請求書などの保存が必要です。

また、電子メールで受け取った請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書などは、電子帳簿保存法に基づく保存要件にも注意しましょう。

事業用と私用の年賀状を区分する

個人事業主の場合、取引先への年賀状と、友人や親族への年賀状をまとめて印刷することがあります。

このような場合は、事業用と私用の費用を区分する必要があります。

例えば、年賀状を合計200枚印刷し、そのうち150枚が事業用、50枚が私用だったとします。

印刷代が合計22,000円で、1枚当たりの費用が同じ場合、事業用の印刷代は次のように計算できます。

22,000円 × 150枚 ÷ 200枚 ＝ 16,500円

この場合、経費として計上できる印刷代は16,500円です。

個人事業主が事業用の現金から印刷代全額を支払った場合は、次のように仕訳できます。

借方	金額	貸方	金額
通信費	16,500円	現金	22,000円
事業主貸	5,500円

なお、法人が役員や従業員の私用年賀状の費用を負担した場合は、事業主貸を使用することはできません。

費用負担の実態に応じて、本人への請求や給与課税などを検討する必要があります。

年末に未使用の年賀はがきが残った場合は確認する

年賀はがきを大量に購入したものの、予定していた枚数をすべて使用しなかった場合は、決算時の処理に注意が必要です。

決算日時点で未使用の年賀はがきが残っている場合は、原則として貯蔵品として資産計上することを検討します。

例えば、年賀はがきを購入した際に全額を通信費として処理し、決算時点で1,700円分が未使用だった場合を考えます。

この場合、未使用分を貯蔵品に振り替える仕訳は次のとおりです。

借方	金額	貸方	金額
貯蔵品	1,700円	通信費	1,700円

ただし、金額の重要性が乏しく、継続して合理的な会計処理を行っている場合などには、購入時に費用として処理する方法が認められることもあります。

また、年賀状の印刷が完了していても、決算日時点で未発送のまま残っている場合は、印刷代を含めた費用の期間帰属や資産計上の要否について確認が必要です。

年賀状の印刷代とお年賀の贈答費用を混同しない

年賀状を送る費用と、お年賀として品物を贈る費用は、支出の性質が異なります。

一般的な年賀状の印刷代や郵便料金は通信費などとして処理できますが、取引先にお菓子や酒類などを贈る場合は、通常、交際費等に該当します。

法人の場合、交際費等には税法上の損金算入制限が設けられているため、支出の内容を正しく区分することが重要です。

なお、企業名や商品名を印刷したカレンダーや手帳など、通常の広告宣伝を目的として広く配布する物品については、広告宣伝費として扱われる場合があります。

年賀状の印刷代に関するよくある質問

年賀状の印刷代は通信費と印刷製本費のどちらが適切？

取引先や顧客への新年のあいさつを目的とした年賀状の印刷代は、通信費または印刷製本費として処理できます。

年賀状の作成から発送までの費用をまとめて管理する場合は通信費、印刷会社への印刷代を個別に管理する場合は印刷製本費が適しています。

どちらの勘定科目を使用する場合も、企業の会計方針に従って継続的に処理することが重要です。

年賀状のデザイン制作費は何費になる？

年賀状のデザイン制作費は、制作目的や契約内容によって、外注費、広告宣伝費、通信費などで処理できます。

例えば、新春キャンペーンを告知する年賀状のデザイン費用であれば、広告宣伝費として処理する方法があります。

一方、通常のあいさつ状のデザインを外部に依頼した場合は、通信費や外注費として処理することも可能です。

コンビニで年賀状を印刷した場合の勘定科目は？

コンビニのマルチコピー機などを利用して年賀状を印刷した場合、印刷代は通信費や印刷製本費などで処理できます。

また、企業がコピー代を消耗品費や事務用品費として管理している場合は、既存の経理ルールに従って処理する方法もあります。

ただし、事業と関係のない私用の年賀状については、原則として経費に計上できません。

年賀状の印刷代は個人事業主でも経費にできる？

個人事業主でも、事業に関係する取引先や顧客へ送る年賀状の印刷代は、必要経費として計上できます。

例えば、顧客との関係維持を目的として送る年賀状の印刷代や郵便料金などが該当します。

ただし、友人や親族など、事業と関係のない相手に送る年賀状の費用は、原則として必要経費には含められません。

12月に印刷して翌年1月に届く年賀状は、いつの経費になる？

年賀状の印刷代は、原則として、印刷サービスの提供が完了し、支払義務が確定した時点で会計処理を行います。

ただし、決算日時点で未使用の印刷済み年賀状が残っている場合は、貯蔵品などとして資産計上する必要があるかを確認します。

一方、12月中に年賀状を発送し、翌年1月に相手へ届く場合は、到着日が翌年という理由だけで、翌期の費用になるわけではありません。

実際の費用計上時期は、年賀状の使用状況や決算日、企業の会計方針などを踏まえて判断する必要があります。

なお、国税庁は必要経費の計上時期について、原則として債務が確定した時点を基準とする考え方を示しています。

年賀状を大量に印刷した場合、すべて経費にできる？

年賀状を大量に印刷した場合でも、事業上必要な支出であれば、原則として経費に計上できます。

ただし、印刷した年賀状が決算日時点で大量に未使用のまま残っている場合は、資産計上の要否を確認する必要があります。

また、事業用と私用の年賀状が混在している場合は、事業に使用する分だけを経費として計上します。

年賀状を印刷せず、メールで新年のあいさつを送った場合は？

年賀状の代わりに、メールやデジタル年賀状を利用して新年のあいさつを送る場合も、事業上必要な費用であれば経費として計上できます。

例えば、デジタル年賀状のデザイン制作費やメール配信サービスの利用料金などが考えられます。

一般的なあいさつを目的とした費用であれば通信費、広告や販売促進を目的とした費用であれば広告宣伝費などとして処理する方法があります。

まとめ

年賀状の印刷代は、事業に関係する支出であれば、原則として経費に計上できます。

一般的な取引先への新年のあいさつを目的とした年賀状であれば、通信費や印刷製本費として処理する方法が適しています。

一方、商品やサービスの宣伝を目的とした年賀状は広告宣伝費、デザインや制作業務を外部に委託した場合は外注費、自社で使用するインクや用紙などは消耗品費として処理することもできます。

また、年賀状の印刷代と年賀はがきの購入代金では、消費税の取り扱いが異なるため注意が必要です。

特に、年賀はがきの購入は原則として非課税取引である一方、国内の郵便サービスは通常、消費税10％の課税対象になります。

さらに、決算日時点で未使用の年賀はがきや印刷済み年賀状が残っている場合は、貯蔵品などとして資産計上する必要があるかを確認しましょう。

年賀状の印刷代を適切に経理処理するためには、費用の目的に応じた勘定科目の選択、継続的な仕訳ルールの運用、正しい消費税区分の設定が重要です。

企業の経理方針や課税方式、決算時期などによって適切な処理方法が異なる場合もあるため、判断に迷う場合は税理士などの専門家に相談することをおすすめします。

以上、年賀状の印刷代に適した勘定科目や仕訳方法についてでした。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。